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电子档案数据保管及数据备份制度 1、数据的保密规定和用途，确定使用人员的存取权限、存取方式和审批手续。 2、禁止泄露、外借和转移档案专业数据信息。 3、制定档案业务数据的更改审批制度，未经批准不得随意更改业务数据。 4、档案信息管理人员每周制作数据的备份并异地存放，确保系统一旦发生故障时能快速恢复，备份数据不得更改。 5、档案业务数据必须定期、完整、真实、准确地转储到不可更改的介质上，并要求集中和异地保存。 6、备份的数据必须指定专人负责保管，由管理人员按规定的方法同数据保管员进行数据的交接。交接后的备份数据应在指定的数据保管室或指定的场所保管。 7、备份数据资料保管地点应有防火、防热、防潮、防尘、防磁、防盗设施。 电子档案查询利用和登记制度 为充分发挥电子档案的作用，确保电子档案有效、安全地利用，特制定本制度。 1、电子档案查询须严格按照权限进行。无相应权限者不得查询相关档案。 2、凡查询利用电子档案，须填写查询利用登记单，登记查询人员情况、借阅目的、范围内容等，经有关领导批准后，方可借阅。 3、查询利用应使用拷贝件。 4、归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。 5、查询利用时应遵守保密规定。 6、科技档案、会计档案除形成档案的部门可以查询外，其它部门原则上不得查询。特殊情况须经分管领导批准。 7、档案人员要能够及时了解利用者需要，主动提供档案信息服务，要采用多种形式主动服务。 8、档案人员要认真做好利用效果反馈记录，并进行统计分析。 电子档案鉴定销毁制度 1、成立部档案鉴定小组，负责对纸质和电子档案的鉴定领导和组织实施工作，任何科室和个人不得擅自对电子档案进行鉴定。 2、电子档案的鉴定根据《档案法》、档案行政管理部门有关规定及《本单位电子文件归档范围和保管期限表》逐卷或逐件进行。 3、鉴定方法：由鉴定人员对每卷（或每件）电子档案进行审阅，写出鉴定意见，然后送鉴定小组复审鉴定。 4、需销毁的电子档案，由档案室提出建议，编写销毁清册，由电子档案鉴定小组写出书面报告后，经分管领导批准并备案后方可执行。 5、监销人员在销毁电子档案前，认真核对销毁清册的内容与需销毁的档案是否一致。具体销毁根据国家有关规定执行。销毁后，在销毁清册上签字，销毁清册由部综合档案室归入全宗卷。 6、属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。 电子文件归档范围和保管期限 为妥善保管本部在工作过程中形成的各种形式的电子文件和数字档案材料，提高归档质量，以便为机关工作查考和为国家积累数字档案史料。根据《档案法》和国家档案局的有关规定，特制定本规定。电子文件的归档范围和保管期限参见本局文书档案归档范围和保管期限表。 电子文件开放和控制办法 为进一步做好本局电子文件的管理、开放和利用，特制定本办法： 1、电子文件的开放必须符合国家保密规定以及有关法律规定。不适合开放的电子文件，严禁开放。 2、按规定需要开放的电子文件，必须及时开放。 3、电子文件开放前，必须由负责开放的人员填写拟开放的电子文件目录，经科室负责人审核，报分管领导批准后，才可对外开放。 4、电子文件开放后，根据有关规定须定期鉴定，对失效的电子文件要及时撤销开放，并做好相关登记。 5、查阅开放电子文件，须做好利用登记。 数字档案安全保密制度 一、数字档案的有关设备使用，由局内指定专人负责安排使用和调配，并做好相关登记。 二、利用计算机系统查询档案利用工作时，不得对系统内的档案数据资料随意修改、更换、删除。数字档案信息的录入、内容的收集和数据的更新由专人负责。 三、加强计算机系统信息保密，数据资料和软件必须由专人负责管理，未经许可不得私自复制、下载和外借。对未公开的档案资料数据做好保密工作。 四、加强数据安全保护，对各类重要文字材料、报表数据、声像资料及时备份，编号归档。 五、其它工作人员要严格按照计算机使用程序进行操作，定期对计算机病毒进行检测和清洁。 数字档案室工作职责 1、贯彻执行档案信息化工作法律、法规和方针政策，建立健全各项数字档案室规章制度。 2、负责对各科室电子文件材料的收集、整理和归档，以及对各种形式门类的档案数字化工作进行监督和指导。 3、集中统一管理本单位各种门类的电子文件和数字档案，积极提供利用。 4、办理领导交办的其他有关档案信息化工作的事务。 纸质档案数字化技术规范 根据国家档案局发布的《纸质档案数字化技术规范》、《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》, 制定临安市英公水库管理处纸质档案数字化技术规范，特对图像扫描、图像处理、图像存储作如下说明